文件管理控制着企业组织中文件的生命周期管理――它们如何被创建、查看、发布、和消灭，以及它们如何被除掉或保留。一个设计良好的文件管理软件促进更加容易的查询与共享文档信息。它用一个逻辑的方法组织内容，并使贯穿一个企业标准化内容的创建和呈现变得容易。它促进知识的管理和信息最小化，帮助你的组织满足自己的法律需求。它规定了一个文件生命周期的每个阶段特性，从模板创建到文件处创作、查看、发布、审核以及最后的销毁或存档。